Privacybeleid

In dit privacybeleid leggen we uit welke persoonsgegevens Convovox verwerkt, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. Het geldt voor onze website, voor contact per e-mail, voor de gratis Mandaatscan en voor onze diensten en applicatie waarmee AI-agents toegang krijgen tot systemen van onze klanten. An English summary is included at the bottom of this page.

1. Wie we zijn

Bedrijf

Convovox B.V.

Vestiging

Oldenzaal

Adres

[in te vullen: straat, huisnummer en postcode]

KvK

93438516

E-mail

info@convovox.nl

Voor de gegevens die we voor onszelf verwerken (zoals contact, offertes en de website) is Convovox verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens die we in opdracht van een klant verwerken, is de klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker (zie paragraaf 3).

2. Welke gegevens we verwerken en waarom

Contact en de gratis Mandaatscan

Als je ons mailt of een Mandaatscan plant, verwerken we je naam, e-mailadres, organisatie, functie, eventueel telefoonnummer en de inhoud van je bericht. We gebruiken die gegevens om je vraag te beantwoorden, het gesprek voor te bereiden en te voeren, een offerte te maken en de afspraken vast te leggen.

Website

Onze webserver legt technische gegevens vast, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browsertype en verwijzende pagina. We gebruiken die alleen om de website te laten werken, te beveiligen en fouten op te sporen. We gebruiken geen analysetools, advertentienetwerken of trackers.

Klanten en opdrachten

Voor klanten verwerken we contact- en factuurgegevens en de gegevens die nodig zijn om een opdracht uit te voeren en te administreren.

3. Gegevens die we verwerken voor klanten

Als we voor een klant AI-agents inrichten of onze applicatie leveren, kunnen we persoonsgegevens verwerken uit de systemen van die klant, bijvoorbeeld van medewerkers, cliënten of burgers. Dat doen we als verwerker, alleen in opdracht van de klant en volgens een verwerkersovereenkomst. De klant bepaalt welke gegevens een agent mag zien en waarvoor. Heb je vragen over gegevens die een organisatie via ons verwerkt? Neem dan eerst contact op met die organisatie; wij helpen haar bij het beantwoorden van je verzoek.

4. Onze applicatie en gegevens uit Google- of Microsoft-accounts

Onze applicatie kan je vragen om toegang tot je Google- of Microsoft-account te geven via OAuth. Daarbij geldt:

• We vragen alleen de toegang (scopes) die nodig is voor de functies die jij of je organisatie inschakelt, bijvoorbeeld je naam en e-mailadres om in te loggen, en alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming gegevens uit bijvoorbeeld e-mail, agenda of bestanden.
• We gebruiken die gegevens alleen om de functies te leveren die je hebt geautoriseerd, en waar nodig om ze te beveiligen en storingen op te lossen.
• We verkopen deze gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en gebruiken ze niet om algemene AI-modellen te trainen.
• We geven deze gegevens niet door aan anderen, behalve als dat nodig is om de functie te leveren (bijvoorbeeld aan een subverwerker onder een verwerkersovereenkomst), als de wet ons daartoe verplicht, of met jouw toestemming.
• Medewerkers van Convovox lezen deze gegevens niet, tenzij je daar toestemming voor geeft, het nodig is voor beveiliging of het oplossen van een probleem dat je meldt, of de wet het vereist.
• Toegangstokens worden versleuteld opgeslagen. De agent zelf krijgt geen wachtwoorden.
• Je kunt de toegang op elk moment intrekken, in je Google-account (Beveiliging, apps van derden) of je Microsoft-account (apps en services), of door ons te mailen. Na intrekking gebruiken we de toegang niet meer en verwijderen we de bijbehorende tokens.

Google API Services User Data Policy. Het gebruik en de overdracht naar andere applicaties van gegevens die Convovox via Google API's ontvangt, voldoen aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor beperkt gebruik (Limited Use).

5. AI-agents, goedkeuring en logging

Een agent krijgt per taak een eigen identiteit en alleen de rechten die nodig zijn. Waar dat is ingesteld, bereidt de agent een actie voor en keurt een mens die goed voordat ze wordt uitgevoerd. We leggen vast welke agent wat zag en deed, wie opdracht gaf en wie goedkeurde. Die logging dient voor verantwoording, beveiliging en het oplossen van problemen, en is toegankelijk voor de klant die de agent inzet.

6. Grondslagen

We verwerken persoonsgegevens op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG):

• Uitvoering van een overeenkomst of de voorbereiding daarvan, zoals een offerte, de Mandaatscan of een opdracht;
• Gerechtvaardigd belang, zoals het beantwoorden van vragen, het beveiligen van de website en het verbeteren van onze dienstverlening;
• Wettelijke verplichting, zoals de fiscale bewaarplicht;
• Toestemming, bijvoorbeeld voor toegang tot je Google- of Microsoft-account. Die toestemming kun je altijd intrekken.

Voor gegevens die we als verwerker verwerken, bepaalt de klant de grondslag.

7. Bewaartermijnen

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze hebben verzameld:

• Contactgegevens en correspondentie: zolang er contact is en daarna niet langer dan redelijk nodig om op eerdere afspraken terug te kunnen vallen.
• Webserverlogs: kort, alleen zolang nodig voor beveiliging en foutopsporing.
• Administratie en facturen: zeven jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• OAuth-tokens: tot je de toegang intrekt of de dienst eindigt.
• Gegevens en logs die we als verwerker verwerken: volgens de afspraken met de klant in de verwerkersovereenkomst, en na afloop van de opdracht verwijderd of teruggegeven.

8. Delen met anderen, hosting en subverwerkers

We verkopen geen persoonsgegevens. We schakelen zorgvuldig gekozen dienstverleners in, bijvoorbeeld voor hosting, e-mail en administratie. Met hen maken we afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid. Waar mogelijk kiezen we voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Worden gegevens toch buiten de EER verwerkt, dan zorgen we voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Een overzicht van subverwerkers is op verzoek beschikbaar. Voor klantopdrachten leggen we de subverwerkers vast in de verwerkersovereenkomst.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder versleutelde verbindingen, versleutelde opslag van tokens, minimale rechten per agent en per medewerker, het filteren van gevoelige velden voordat een agent ze ziet, en logging van toegang en acties. Geen enkele maatregel sluit alle risico's uit. Merken we een datalek, dan handelen we volgens de wet en informeren we waar nodig de betrokken klant, de Autoriteit Persoonsgegevens en jou.

10. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking en je gegevens over te laten dragen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken. Stuur je verzoek naar info@convovox.nl. We reageren binnen een maand en kunnen je vragen je identiteit te bevestigen.

11. Klachten

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Cookies

Onze website plaatst geen cookies en gebruikt geen analysetools, advertentienetwerken of andere trackers. Gebruik je onze applicatie, dan kunnen we functionele cookies of vergelijkbare technieken gebruiken die nodig zijn om in te loggen en je sessie te beveiligen.

13. Wijzigingen en contact

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum bovenaan. Bij belangrijke wijzigingen informeren we klanten en gebruikers van de applicatie. Vragen? Mail naar info@convovox.nl.

English summary

Convovox B.V. (Oldenzaal, the Netherlands, Chamber of Commerce no. 93438516, info@convovox.nl) processes personal data to answer enquiries, run the free Mandaatscan, deliver and invoice our services, and keep our website secure. For data we process on behalf of clients we act as a processor under a data processing agreement.

• Google and Microsoft account data. Data accessed through OAuth is used only to provide the features the user has authorised. We request only the scopes needed. We do not sell this data, do not use it for advertising, and do not use it to train general AI models. We do not share it except as needed to provide the features, to comply with the law, or with the user's consent. Our staff do not read it unless the user consents, it is needed for security or to resolve a reported issue, or the law requires it.
• Limited Use. Convovox's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
• Security. Least-privilege access, tokens stored encrypted, no passwords handed to agents, and logging of agent actions. Where configured, a person approves actions before they are carried out.
• Revoking access. Users can revoke access at any time in their Google or Microsoft account settings or by emailing us; we then delete the related tokens.
• Retention and rights. Data is kept no longer than necessary. Under the GDPR you may request access, correction, deletion, restriction, objection and portability, and you may lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).
• Cookies. Our website sets no cookies and uses no analytics or tracking.

The Dutch text above prevails. Version: 31 October 2026.